Qu’est-ce qu’un planning des congés ?

La vie d’une entreprise est rythmée par plusieurs événements qui participent d’une façon ou d’un autre à son animation. Au cours de son existence, toute entreprise est amenée à accorder des moments de repos à son personnel. Dans ces cas, il est nécessaire pour la bonne poursuite de ses activités de prendre des mesures adéquates. L’établissement du planning des congés en fait partie. Que faut-il savoir sur ce dernier ?

Planning des congés : de quoi s’agit-il ?

Le planning des congés est un document qui renseigne sur les moments où se déroulent les congés des employés d’une entreprise. Il est donc composé du calendrier vacances salariés relatif à l’entreprise. En général, des logiciels tels que celui de Factorial sont utilisés pour gérer les demandes de congés des employés. Le planning est disponible sous divers formats selon de la politique de l’entreprise. Le format final choisi l’est en fonction des responsables qualifiés.

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Quel que soit celui qui est adopté, il comporte ses spécificités. Lorsque le planning congés est disponible en version papier, cela permet aux divers acteurs de l’entreprise de le consulter à n’importe quel moment. Pour cela, une copie du document devra être placée dans des endroits stratégiques des locaux. Il peut être question de la salle d’attente, de celle de restauration ou encore le panneau d’informations de la société.

En cas de mise à jour, il faudra donc actualiser la version numérique et la réimprimer. Lorsqu’il est disponible en version numérique, le mode de conservation du planning gestion des congés doit être déterminé par l’entreprise. Cela peut se faire sur un unique poste, en l’occurrence celui du responsable des ressources humaines. Dans ce cas, il ne pourra pas être consulté par tous les salariés. Il peut également être envoyé sous sa version numérique à chacun des employés.

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Dans tous les cas, les manipulations relatives au planning des congés doivent se faire avec la plus grande prudence pour éviter d’éventuels incidents. De plus, le document doit être rendu suffisamment lisible. Cela évitera d’éventuels litiges ou des contrariétés chez un employé concernant sa demande de congés.

Quel est l’objectif du planning des congés ?

Le planning congés d’été est un document d’intérêt général pour une entreprise. Il existe dans l’optique de permettre à la société et ses acteurs d’être en permanence renseignés sur le planning salarié. Son but principal est donc de tenir tous les salariés informés en temps réel sur les données relatives au calendrier congés entreprise.

En outre, le nécessaire doit être fait pour que tout le monde soit au même niveau d’information. Pour y arriver, tout doit être fait dans un maximum de clarté. Le planning des congés ne doit être ignoré par quiconque. Ainsi, dès l’instant où le planning vacances est diffusé, chacun des acteurs de l’entreprise est responsable de sa prise de connaissance du document.

Comment réaliser un planning des congés ?

Pour réaliser un planning salarié, vous avez la possibilité de choisir entre plusieurs options. Pour un maximum de simplicité, vous pouvez choisir la version papier du document. Il existe en effet des versions pré remplies du tableau des congés. Tout ce qu’il vous reste à faire est de renseigner les informations concernant votre entreprise et l’organisation prévue pour les congés. Si cette alternative est plutôt simple, sa réalisation peut nécessiter un certain temps.

En effet, il peut arriver que vous soyez amené à reprendre le document plusieurs fois. Cela peut se révéler nécessaire en cas d’erreurs sur les informations inscrites ou de changement de dernière minute. Quoi qu’il en soit, cette tâche peut se révéler particulièrement chronophage. Cette manière de procéder peut convenir aux petites et moyennes entreprises (PME). Il se peut qu’elles soient limitées dans leur budget et ne puissent pas se procurer un logiciel puissant pour produire un planning des congés.

En dehors de la version papier, vous pouvez aussi vous tourner vers la création d’un planning. Dans ce cas, il vous faudra utiliser un logiciel gratuit ou encore une version Excel de création de tableau congés. Sur le tableur de Microsoft, vous aurez accès à plusieurs options de création. De même, des modèles configurés à l’avance vous sont proposés.

Vous pourrez donc les explorer afin d’identifier celui qui vous convient. Cette solution est particulièrement avantageuse lorsque vous n’avez pas vraiment une idée de la façon dont le tableau doit se présenter ainsi que ses composantes. Toutefois, vous devez savoir que le planning salarié doit se constituer d’une colonne comportant les noms et les prénoms des salariés.

De même, vous devez prévoir une ligne dans laquelle vous renseignerez les dates du calendrier annuel. Vous devrez par la suite remplir les cellules en prenant en compte les congés qui ont été validés par la hiérarchie. Il faut souligner qu’il s’agit là d’un format tout à fait basique de planning de congés prévisionnels. Sa compréhension est assez simple et il reste lisible.

Il convient également de préciser que la gestion du planning des congés peut être confiée au service des ressources humaines. Si votre entreprise n’en possède pas, vous pourrez vous en charger en veillant bien évidemment à bien réaliser la tâche.

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