Imaginez un roi s’inviter chez l’un de ses sujets et frapper en vain à la porte. S’il s’en retourne déçu, inutile de dire que les conséquences qui découleront de cette absence seront lourdes. Puisque le client est roi, c’est le même cas de figure qui se présente lorsqu’on ne répond pas à ses appels en entreprise.
Cela peut faire rater une vente ou pire perdre le client. La bonne nouvelle, c’est que les conséquences ne sont pas inévitables. Avec les bons outils et une stratégie efficace de gestion des appels non décrochés, il est possible de garder le client.
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Plan de l'article
Adopter un logiciel dédié pour mieux gérer les appels en entreprise
Quel que soit le niveau d’organisation dont on fait preuve en entreprise, il est impossible de tout prévoir. Situation : l’un de vos collaborateurs a une absence imprévue et son poste reste inoccupé quelques minutes. Le temps pour vous de réorganiser les équipes pour couvrir son poste. Durant la brève vacance du poste, un client appel sans réponse. Que faire ?
Ce qu’il faut savoir, c’est que la réaction à adopter va dépendre des outils que vous exploitez. Sur le marché, il existe de nos jours une panoplie de solutions cloud de gestion d’appels téléphoniques. Ces outils d’automatisation permettent de mieux gérer les appels entrants et sortants pour réagir de manière optimale face aux appels en absence.
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La règle d’or pour bien gérer les appels non décrochés consiste donc avant tout à miser sur le bon logiciel. Mettez donc les solutions proposées par les développeurs en concurrence et inspirez-vous des retours d’expérience des autres entré pour faire le choix idéal.
Vous devez adopter un logiciel fiable qui propose une panoplie d’outils de gestion d’appels téléphoniques en entreprise.
Profiter des fonctionnalités d’automatisation des appels
Votre téléphone embarque un centre de gestion des appels téléphoniques en entreprise. Vous y trouverez aussi bien les appels entrants que les appels émis. Le statut de chaque appel est précisé. Un code de couleur permet généralement de facilement reconnaître les appels manqués. Mieux, le logiciel envoie des notifications ponctuelles et des rappels afin que vous puissiez prendre en charge l’appel non décroché.
Les utilités du logiciel d’automatisation de la gestion des appels téléphoniques en entreprise ne se limitent pas là. Des outils d’enregistrement, de redirection d’appels et bien d’autres fonctionnalités encore sont proposés. N’hésitez surtout pas à les exploiter pour gérer vos appels téléphoniques avec efficacité et qualité.
Mettre en place une bonne stratégie de gestion des appels en absence
Pour bien réagir face aux appels non décrochés, réfléchissez en amont et mettez en place une politique de gestion. Les outils de votre solution logicielle vous permettront de ne passer à côté d’aucun appel manqué et d’identifier qui vous a appelé en absence. Le reste ne dépend uniquement que de votre stratégie. Il va sans dire que vous devez rappeler le numéro pour lancer l’échange.
Le plus important, c’est d’avoir avec le client la discussion qu’il souhaitait. Il faudra l’écouter pour saisir sa requête et la prendre en charge comme il se doit. Plus vite la requête est résolue, moins il y a de chances que le client s’intéresse à la concurrence en raison de son appel non décroché.