Comment organiser un festival ?

Organisé à des fins caritatives ou simplement pour faire connaître sa loi d’association 1901, le festival est un événement qui devrait être sociable et festif, mais aussi instructif. L’organisation d’un festival, cependant, n’est pas une tâche facile. En fait, vous devez suivre plusieurs étapes essentielles pour votre organisation : choix de l’emplacement, communication, billetterie, définition du budget, recherche de financement… En outre, vous devez vous conformer à un certain nombre d’obligations légales, telles que la souscription d’une assurance ou l’accomplissement d’une formalité déclarative auprès de l’autorité compétente. Ceci est complété par la gestion des membres et des bénévoles de l’association avant et pendant l’événement. Aussi, pour assurer le succès de votre festival, tenez compte de ces quelques points dans vos préparatifs.

Les différentes étapes à suivre dans l’organisation d’un festival

sont Comme pour chaque événement associatif (concert, spectacle, tournoi sportif,…), l’organisation d’un festival doit également passer par plusieurs étapes importantes. Trouve lequel.

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Définissez le thème du festival…

Avant d’organiser un festival, il est important de déterminer le thème sur lequel sera basé cet événement associatif . Cela vous permet de rejoindre d’autres personnes et éventuellement d’autres associations et institutions dans votre projet. Bien sûr, le sujet dépend avant tout de vos attentes et des objectifs de l’événement. La durée et les domaines qu’il couvre peuvent également vous aider à définir le sujet. Festival de musique, danse, cinéma, théâtre… il n’y a pas de pénurie d’idées. Le thème peut également être utilisé pour définir le nom du festival.

Veuillez noter que le nom de cet événement peut être assujetti à des droits culturels par le biais d’une demande de marque déposée à la INPI peut être parfaitement protégé.

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… et son cadre

Quant à l’attitude dans laquelle le festival aura lieu, il n’est pas approprié de le choisir au hasard. Il doit répondre efficacement aux installations requises par l’événement. De même, la capacité du lieu doit être proportionnelle au nombre attendu de visiteurs du festival. Et ça, que ce soit une pièce ou un espace extérieur. Dans tous les cas, certaines procédures administratives peuvent être obligatoires, selon le lieu choisi. Cela est particulièrement vrai dans les espaces publics et sur les routes publiques.

Sélectionner et contacter les parties prenantes

Lorsque vous choisissez des conférenciers (artistes, spécialistes, etc.), vous avez juste besoin de compter sur le sujet pour lequel vous étiez en amont. Par conséquent, si vous prévoyez d’embaucher des artistes rémunérés, il est fortement recommandé de compter sur des conférenciers prestigieux. Sinon, le L’utilisation d’artistes amateurs sera une alternative intéressante, en particulier pour les petits budgets. D’autant plus qu’il s’agit d’une pratique assez courante dans le cadre des festivals étudiants.

Attention ! Si vous avez contacté des artistes rémunérés, n’oubliez pas de signer un contrat avec eux.

Configuration de la programmation

La programmation est sans aucun doute le guide qui assure le bon déroulement du festival. Un programme bien planifié contribuera certainement au succès de cet événement. Bien sûr, il doit prendre en compte les contraintes techniques et les timbres des artistes (s’ils sont payés). Mais aussi les décisions qui ont été prises initialement avec les parties prenantes lors de la signature du contrat.

Déterminer le budget organisationnel du

festival Quelle que soit la taille et la participation attendue du festival, la structure associative que le projet , accorder une attention particulière à la définition du budget pour l’organisation de l’événement. En effet, un budget prévisionnel vous donne la possibilité d’avoir un aperçu des dépenses (location d’espace ou de terrain, logistique, rémunération des participants…) et des revenus (location de stand, billetterie, vente d’espace publicitaire…). En l’examinant, vous découvrirez si votre projet peut se concrétiser. Si oui, avez-vous besoin de partenaires financiers ? Dans ce cas, il convient de mettre en place un dossier de présentation pour vos futurs donateurs. Le parrainage, le parrainage, les subventions des autorités locales, la Direction Régionale des Affaires Culturelles (DRAC), les institutions publiques… diverses sources de financement sont également disponibles. Déploiement.

Organisateur du festival ?

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J’ inscrit mon club gratuit Organisation d’un festival : les obligations légales à respecter

L’ organisation d’un festival est soumise à certaines obligations légales, y compris l’accomplissement d’une formalité déclarative ou d’une demande d’approbation de la mairie ou de la préfecture. En outre, il existe d’autres procédures administratives spécifiques (mise en place d’une salle de rafraîchissement, transmission de musique, etc.), des obligations de sécurité et des assurances. Obtenez les détails tout de suite.

Faire une déclaration ou une demande d’approbation

Si vous organisez votre festival dans un espace public, un permis administratif est requis. L’association doit donc présenter une demande au maire ou au préfet de police (pour les organisations basées à Paris, Lyon et Marseille). Cette demande comprend, entre autres, les éléments suivants :

  • Identité de la date de l’organisateur
  • et l’heure du début et de la fin du festival
  • Le lieu de l’événement
  • Le son

Il en va de même si votre événement réunit plus de 1 500 personnes. Vous devez soumettre une demande d’agrément à l’autorité compétente au moins un mois (et pas plus d’un an) avant le festival. D’autre part, une explication simple suffit si le festival a lieu dans un lieu privé agréé comme institution publique (ERP) et sur la voie publique.

Demander des autorisations supplémentaires

Selon les circonstances, d’autres permis sont requis. Donc, pour installer un bar de boisson ou un bar, vous avez besoin d’une licence de sortie de boisson. Pour l’obtenir, il doit s’appliquer au moins 15 jours avant le festival à la mairie. En outre, vous devez respecter les exigences applicables aux points de vente de boissons en ce qui concerne l’affichage, l’affichage, l’hygiène et les Adhérer à la sécurité. Le respect des règles d’hygiène alimentaire ne doit pas non plus être négligé.

En revanche, si un transfert ou une interprétation des œuvres musicales est prévu lors de l’événement, il est nécessaire d’obtenir l’approbation de la SACEM. Sans oublier le paiement des frais d’envoi associés. Cela s’applique également à l’utilisation publique des œuvres du répertoire de la Société des auteurs et compositeurs dramatiques (SACD).

Si vous prévoyez de configurer un cadre de sélection sur le site, une explication préalable est requise. Il doit donc préciser le lieu, la date et le calendrier du festival. Mais aussi la capacité de réception et les caractéristiques techniques du chapiteau.

Assurer la sécurité du festival

Bien entendu, l’association doit assurer la sécurité du festival et prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter le risque d’accident. Par conséquent, il est nécessaire de Vous ferez tout votre possible pour vous conformer aux règles de sécurité applicables et les appliquer. Ceci non seulement par les visiteurs du festival, mais aussi par les employés (membres et bénévoles au sein de l’association, prestataires de services, artistes, etc.). Si la situation l’exige (par exemple, un festival comptant plus de 1 500 personnes), la formation d’un service d’application de la loi peut même être obligatoire.

En outre, il est impératif de vérifier la conformité de l’équipement et de l’équipement utilisés. Et cela pour éviter autant que possible les accidents (choc électrique, incendie…). Les autorités peuvent également demander l’intervention d’une équipe de sauvetage. Antenne locale de la Croix-Rouge, sauveteurs, pompiers, volontaires… le choix est à vous pour la composition de cet appareil d’urgence.

Assurance

En tant que directeur principal et organisateur du festival, l’Association Act 1901 est tenue de fournir un pour souscrire une assurance responsabilité civile. Toutefois, la dimension humaine ne doit pas seulement être prise en compte. Il est également important de prendre en compte la dimension matérielle de l’événement. En d’autres termes, vous devez ajouter des garanties qui peuvent couvrir les matériaux utilisés et le lieu de l’événement. Assurance annulation, grève, mauvais temps… certaines garanties peuvent bien sûr être ajoutées selon vos besoins.

Communication autour de l’événement : comment ça se passe ?

La communication est certainement un point crucial qui n’est pas facile à prendre pour le succès de son festival. La structure associative doit donc promouvoir efficacement son événement et faire le plus de visibilité possible. Pour cela, il a plusieurs options qui se complètent :

  • Médias de communication classiques : presse, affiches, dépliants, brochures, bannières, brochures, etc.
  • Canaux de communication en ligne : social Réseaux (Facebook, Twitter…), site web du club, newsletter, campagnes email…

Dans tous les cas, il convient de prêter attention au contenu de son annonce. En fait, il est essentiel de fournir les informations pertinentes. Pour savoir :

  • Le nom du festival et celui de l’association organisatrice
  • L’adresse et les coordonnées de l’organisation (numéro de téléphone et e-mail) et le logo
  • Lieu, date et heure du début et de la fin de l’événement Le
  • prix
  • La présentation et le programme du festival

  • La liste des orateurs (Artistes…)
  • Les partenaires de l’association

Comment gérer la caisse enregistreuse ?

En ce qui concerne la vente et la prévente de billets, il est fortement recommandé de combiner les deux dispositifs suivants :

  • Service de billetterie en ligne Service de billetterie manuel en amont
  • sur place

Ces deux canaux de vente vous offrent élimine efficacement la possibilité d’éviter les files d’attente et d’économiser beaucoup de temps. Surtout s’il s’agit d’un événement de grande envergure avec plus de 1 500 personnes. Pour un événement avec moins de public, cela évitera tout simplement l’étape fastidieuse de mettre en avant les participants avant le coup d’envoi, mais aussi et surtout de créer une liste de contacts qui s’intéresse à votre club, qui pourra devenir de futurs supporters ou donateurs !

A partir de là, vous pouvez suivre la vente de vos billets en temps réel grâce à la billetterie en ligne. Intégration dans un mini site web ou sur le site de l’organisme associatif, le lien vers ce bureau numérique peut également être inséré dans la publicité sur les réseaux sociaux, les blogs… De cette façon, vous pouvez également avoir un site web où vous pouvez décrire votre événement, insérer des détails pratiques, différents prix, etc.

 ; Pour obtenir votre Billetterie en ligne, veuillez vérifier les frais d’utilisation ou les commissions bancaires s’il y a une application de numérisation de billets pour l’entrée de l’événement et les différentes options.

Pour les retardataires, d’autre part, le service de billetterie manuel sur place sera d’une grande aide pour participer au festival.

Exemple de billetterie en ligne Gérer bien les membres de l’Association Act 1901

C’ est indéniable ! Le succès de votre festival est pour tout le monde. C’est donc une bonne idée d’impliquer activement les membres et les bénévoles de votre association. Et cela, tant pour la préparation de l’événement que pour le montage du jour J de plusieurs équipes, est essentiel dans ce cas pour l’organisation efficace de votre événement associatif. Le partage des charges de travail et la mise en place d’une organisation interne permettent d’éviter les dérapages et autres surprises désagréables. Ne pas oublier de nommer une personne pour superviser l’ensemble, et une autre pour diriger chaque équipe.

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